Organisation d’un événement : à quoi dois-je penser?

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Date: 15 avril 2015
Auteur: alex

Organiser un événement, tel qu’une inauguration, un lancement, un événement porte ouverte, une consultation publique, une conférence, un colloque, etc. demande préparation, pertinence et créativité. Que ce soit des événements pour des publics internes ou externes, vous devrez tout faire afin que votre événement soit un succès sur toute la ligne. Voici, en quelques points, la recette d’un événement réussi.

• Trouver un concept original : il y a moyen de rendre un événement original et intéressant en y ajoutant la petite touche personnalisée qui fera toute la différence. Qu’est-ce qui vous distingue? Qu’est-ce qui fera que votre événement ne sera pas banal? À vous d’y voir.
• Trouver l’endroit parfait : on ne procède pas au lancement d’un livre pour enfants dans un bar, alors qu’il peut s’agir de l’endroit de prédilection pour un guide sur les spiritueux… Une fois l’endroit en tête, on le visite, on choisit la date et on réserve.
• Rédiger un devis de travail, incluant un budget et un échéancier : le devis de travail déterminera tout le travail à faire avant la tenue de l’événement. Vous y déterminerez quels médias contacter, à quel moment et de quelles façons. Le devis vous permettra de voir le travail qu’il y aura à faire avant le Jour J, ainsi que le budget à y consacrer.
• Faire la promotion de l’événement avec des relations de presse : organiser une conférence de presse, envoi d’un communiqué aux médias concernés, entrevues avec les journalistes… une tâche colossale.
• Faire la promotion de l’événement avec de la publicité : faire la promotion d’un événement demande beaucoup de coordination et de créativité. On doit d’abord trouver la meilleure recette pour faire connaître son événement : publicité dans les journaux, à la radio, dans les médias sociaux? On doit ensuite déterminer comment on passera le message.
• S’entourer d’une équipe de confiance : l’organisation d’un événement de grande envergure peut nécessiter un peu d’aide. C’est pourquoi on doit s’entourer d’une équipe compétente en qui on peut avoir confiance. C’est véritablement la clé du succès!
• Créer un scénario de l’événement : le scénario de l’événement déterminera l’heure d’arrivée des invités, le début des discours et des activités, les périodes de questions, etc. Bref, il vous permettra de voir combien de temps vous pouvez allouer à chacun des invités. Ayez toujours ce scénario en main lors de l’événement et référez-vous-y afin de ne pas perdre le contrôle de l’événement.

Il ne me reste plus qu’à vous souhaiter un bel événement! Et si vous avez besoin d’aide dans l’organisation d’un événement, n’hésitez pas à contacter notre équipe qui se fera un plaisir de vous prêter main-forte.